SISTEM ADMINISTRASI NOTA DINAS

PT TELKOMSEL

NAMA : HERU PANGERSO

NIM : 0612 3060 0510

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

TAHUN AJARAN 2012/2013

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

PT Telkomsel merupakan operator telekomunikasi seluler terbesar di Indonesia. Dengan infrastruktur telekomunikasi yang tersebar di seluruh nusantara, PT Telkomsel memberikan pelayanan komunikasi dengan menawarkan berbagai produk berbasis suara, teks, dan data.

Demi memenuhi tuntutan pelanggan yang semakin tinggi, dan demi menjaga daya saing perusahaan, PT Telkomsel telah membangun bentuk organisasi yang kokoh, solid, dan dinamis. salah satu faktor penentu keberhasilan dalam pencapaian target kerja atau usaha adalah komunikasi. Demi mencapai target yang telah ditentukan bersama, masing-masing bagian dalam organisasi harus mampu melakukan koordinasi yang baik. Koordinasi yang baik ditentukan oleh seberapa efektif dan efisien bentuk-bentuk komunikasi yang digunakan oleh organisasi. Tanpa komunikasi yang baik, mustahil target perusahaan dapat dicapai dengan sempurna.

Salah satu bentuk komunikasi yang digunakan dalam organisasi PT Telkomsel adalah nota dinas. Nota Dinas merupakan bentuk komunikasi vertikal dari atas ke bawah 1 tingkatan, dalam bentuk tertulis dan resmi. Meskipun nota dinas adalah bentuk komunikasi resmi, namun nota dinas tetaplah merupakan dokumen internal perusahaan. Demi mencapai efisiensi dan penghematan kertas dalam rangka penyelamatan kelestarian alam / green policy, maka nota dinas dalam ini ingin diimplementasikan kembali dalam bentuk e-paper.

2. Tujuan Penulisan

Kegiatan penulisan Laporan Sistem Administrasi Nota Dinas Pada PT Telkomsel ini memiliki tujuan sebagai berikut:

a. Sebagai bentuk pemenuhan syarat untuk mengikuti MID TEST 2 mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi

b. Sebagai pengetahuan mengenai Sistem Administrasi menggunakan Nota Dinas Pada PT Telkomsel yang dapat digunakan untuk pembelajaran di pada saat memasuki bidang pekerjaan.

BAB II

TEORI-TEORI

Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam keseluruhan kegiatan administrasi. Dalam literatur di temukan adanya dua klasifikasi unsur administrasi.

1. Yaitu klasifikasi yang mutlak harus ada dari administrasi, jika unsur itu tidak ada maka tidak akan ada administrasi. Faktor penyebab administrasi seperti klasifikasi yang dikemukakan oleh Siagian (1985:4) ada 4 unsur yaitu: (1) dua orang manusia atau lebih, (2) tujuan, (3) tugas yang hendak dilaksanakan, (4) peralatan dan perlengkapan.

2. Yaitu klasifikasi bersifat umum yaitu tidak berarti adanya unsur itu administrasi tidak ada, tetapi hanya kurang sempurna. Anatomi menurut The Liang Gie, (1972:11) ada 8 unsur (1) Organisasi, (2) manajemen, (3) komunikasi, (4) kepegawaian, (5) keuangan, (6) perbekalan, (7) ketatausahaan, dan (8) hubungan masyarakat.

Kedua klasifikasi unsur diatas dapat di contohkan pada diri manusia, yaitu manusia hidup karena memiliki jasmani dan rohani sebagai unsur mutlaknya. Unsur umumnya alah panca indra. Walaupun salah satu indera tidak ada ia masih bisa hidup, tetapi tidak sempurna lagi. Contoh lain yaitu sebuah baju sebagai unsur mutlaknya (faktornya) adalah kain, benang, dan tukang jahit (penjahit).

Adapun uraian tentang unsur-unsur administrasi itu dapat diikuti penjelasannya pada subbab berikut ini.

1. Unsur Mutlak/Faktor ilmu Administrasi

a. Dua orang manusia atau lebih

Dua orang manusia atau lebih tergolong sebagai unsur mutlak administrasi dengan asumsi bahwa manusia tidak dapat bekerja sama dengan dirinya sendiri tetapi, harus memerlukan bantuan dan pertolongan dari orang lain.

b. Tujuan

Tujuan adalah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata agar nilai kebutuhan itu dapa terpenuhi. Sedangkan bidang kenegaraan, tujuan disesuaikan ang ingin dicapai dalam waktu dengan asas negara itu, kalau berasaskan monarki absolut, tujuan ditentukan oleh raja.

Tujuan yang ingin dicapai oleh orang-orang yang ingin bekerja sama umumnya ada tiga macam.

1. Tujuan jangka panjang, misalnya tujuan yang ingin dicapai oleh bangsa indonesia. Contoh; masyarakat adil, makmur, materiil, dan spiritual.

2. Tujuan jangka menengah (sedang), yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam waktu yang lebih siingkat di bandingkan dengan tujuan jangka panjang. Contoh; pembangunan lima tahun secara bertahap.

3. Tujuan jangka pendek, yaitu tujuan yang relatif singkat di bandingkan dengan tujuan jangka menengah/sedang. Contoh; proyek pembangunan gedung sekolah, jalan raya, peengadaan buku dan sebagainya.

c. Tugas dan Pelaksanaan

Administrasi akan berhasil mencapai tujuan dengan sebaik-baiknya apabila tidak ada pembagian tugas di antara orang-orang yang terlibat.

d. Peralatan dan perlengkapan

Peralatan dan perlengkapan yang di perlukan dalam suatu proses administrasi bergantung berbagai faktor:

1. Jumlah orang yang terlibat dalam proses itu.

2. Sifat tujuan yang hendak dicapai.

3. Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan.

4. Sifat kerja sama yang dapat diciptakan dan di kembangkan.

2. Unsur umum/Anatomi ilmu administrasi

Menurut Konsepsi dari Balai Pembinaan Administrasi (BPA), Miftah Thoha (1983), mengemukakan adanya delapan unsru administrasi, yaitu:

a. Organisasi

Organisasi sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka kerja dari administrasi (badan administrasi) yaitu wadah penyelenggaraan usaha kerja sama. Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisasi adalah penyusunan rangka itu dengan mebagi-bagi dengan dan menghubungkan-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorgaganisir atau membentuk organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.

b. Manajemen

Hutabarat (1984: 77) manajemen disamakan dengan anatomi manusia yaitu kepala tempatnya otak dan syaraf berperan sebagai pusat dari keseluruhan yang ada pada badan, dimana diolah seluruh keperluaan dan dari mana dikelolah seluruh kepentingan badan/organisasi, dan ke mana seluruh hasil kegiatan disalurkan atau dilaporkan. Sheldon (1957) mengatakan sebagai proses dengan nma pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu dijalankan dan diawasi.

c. Komunikasi

Adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyampaian warta dari seseorang kapada pihak lain dalam kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu. Adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak kepada pihak lain melalui media sehingga timbul adanya timbal balik dan saling pengertian.

d. Kepegawaian

Kepegawaian sebagai unsur yang keempat dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerja sama. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama. Proses tersebut dimulai dari penerimaan (recruiting) sampai pemberhentian (retirement).

e. Keuangan

Keuangan sebagai unsur kelima dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan mengelolah segi-segi pembiayaan (financing) sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan. Dari sini timbullah administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnnya dalam bidang keuangan.

f. Perbekalan

Perbekalan Perbekalan sebagai unsur keenam dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian, menyimpan, mengembalikan, merawat, menyingkirkan dan menghapuskan barang-barang keperluan kerja dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.

g. Ketatausahaan

Tata usaha sebagai salah satu unsur dari administrasi merupakan kegiatan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan penyimpanan bahan keterangan. Wujud dari pada keterangan-keterangan yang merupakan sasaran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-surat, formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan benda lainnya yang dapat memberi keterangan.

h. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan “ Public Relation “ merupakan kegiatan usaha kerja sama untuk menciptakan hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di sekitarnya agar mendapatkan dukungan secara sadar dan suka rela.

BAB III

PEMBAHASAN

1. Sejarah PT. Telkomsel

PT. Telkomsel mulai didirikan pada tanggal 26 Mei 1995. PT. Telkomsel bergerak dalam bidang telekomunikasi untuk sistem telepon selular dengan teknologi GSM (Global Sistem for Mobile communications) yang terkenal di seluruh dunia dan merupakan perusahaan yang pertama kali mempergunakannnya di Indonesia.

Telkomsel sesuai dengan komitmennya sebagai operator telepon selular tingkat dunia yang selalu memunculkan inovasi-inovasi baru seperti : kartuHALO (pasca bayar), SimPATI (pra bayar), Kartu AS, serta memberikan feature-feature baru seperti : Call Waiting, Call Holding, Three Party, Fax, Data, Caller ID dll. Pada tahun ini juga Telkomsel semakin mengembangkan sayapnya ke manca negara. Jika di tanah air, hampir semua kabupaten telah terliput dengan kualitas yang baik, maka ke manca negara pun kartuHALO telah semakin kuat dengan dapat dipergunakannya roaming international di 37 negara dan 50 operator dan jumlah tersebut akan terus berkembang.

Komposisi pemegang saham Telkomsel pada awal berdirinya adalah raksasa penyelenggara telekomunikasi domestik PT. Telkom (43%), perusahaan pemimpin telekomunikasi internasinal PT. Indosat (35%), anak perusahaan publik rakasasa telekomunikasi Belanda KPN PTT Telecom Netherlands (17%) dan Setdco Megacell Asia, perusahaan lokal yang dimotori pengusaha terkemuka Indonesia Setiawan Djody (5%).

Gambar 1. Komposisi Pemegang Saham PT Telkomsel

Pada akhir 2001 , SingTEL Mobile membeli saham telkomsel dari KPN Royal Dutch Telecom of Netherlands (17,28%) dan Setdco Megacell Asia (5%). Pertengahan 2002 SingTel Mobile membeli saham tambahan dari telkom sebesar 12,72% sehingga total saham yang di miliki SingTel di telkomsel adalah 35%.

Perusahaan ini memiliki kantor pusat yang berlokasi di Wisma Mulia lt. M-19 Jl. Gatot Subroto Kav-42, Jakarta. Dan memiliki 42 kantor cabang yang tersebar di 32 propinsi.

Sampai dengan akhir tahun 2003 , telkomsel telah meraih 10 juta pelanggan . Telkomsel menyediakan jaringan GSM dual band 900/1800MHZ dan lebih dari 288 jaringan roaming internasional di lebih dari 82 negara di dunia. Telkomsel menyediakan 2 produk pilihan bagi pelanggan yaitu pre-paid simPATI Nusantara (“SIMPATI”) dan post-paid kartuHALO dan 1 produk baru yang baru saja diluncurkan adalah Kartu AS.

2. Tujuan Perusahaan

Tujuan perusahaan ini adalah melalui program cybercell, Telkomsel bertekad untuk menjadi operator kelas dunia sehingga mencapai status operator GSM Indonesia yang berstandar internasional dengan menggabungkan pelayanan handal dan profesionalisme, teknologi, pengelolaan usaha dan pemasaran yang efisien.

Adapun tujuan lain dari perusahaan ini adalah :

1. Telkomsel bertekad untuk melayani 32 propinsi di tanah air dengan memberikan keutamaan pada wilayah cakupan (Coverage), kapasitas penyambungan (Capacity), biaya (Cost), mutu jaringan (Quality) dan pelayanan (Service).

2. Menjadikan telepon seluler sebagai kebutuhan umum yang terjangkau oleh semua lapisan masyarakat sehingga bukan hanya golongan tertentu saja yang dapat menggunakan dan mengambil manfaatnya.

Mendukung sepenuhnya perkembangan nasional dan ekonomi Indonesia dengan menyediakan pelayanan telekomunikasi bermutu tinggi dan efisien

3. Struktur Organisasi PT Telkomsel Indonesia

Struktur Organisasi

Didalam berusaha untuk mencapai suatu tujuan akan memerlukan suatu kerja sama antara orang-orang yang terkait didalamnya , sehingga orang yang terlibat didalam tujuan ini memegang peranan penting demi tercapainya tujuan yang telah direncanakan, apalagi jika hal tersebut dilakukan dalam dunia bisnis, jelas sekali bahwa kerja sama yang dilakukan harus lebih terencana, untuk mencapai tujuan kerja sama ini biasanya dilakukan dalam suatu wadah yang dalam masyarakat dikenal dengan nama organisasi.

Dalam pencapaian tujuan kita melihat bahwa unsur manusia yang mempunyai peranan yang penting sekali dalam rangka melaksanakan aktivitasnya guna mencapai suatu kerja sama yang baik.

Manusia atau individu di sini dituntut untuk saling mengerti akan fungsi-fungsi dan statusnya masing-masing. Jadi dengan demikian manusia berperan dalam organisasi tadi sangat membantu kelancaran jayanya organisasi dalam perusahaan yang bersangkutan.

Kita dapat melihat bagan / struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Telkomsel, khususnya Divisi Sistem Informasi (SISFO).

Gambar 2. Struktur Organisasi PT Telkomsel

Gambar 3. Struktur Organisasi Sub-Directorat Information Technology

Tugas dan Deskripsi Kerja :

Sub Direktorat Information Technology

(a). Memastikan terlaksananya IT Strategy, IT Architecture, IT Security System/Policy, IT Policy & IT Programs.

(b). Memastikan pembangunan IT System yang mencakup Corporate System, Business System & Value Added System, dalam rangka mendukung pelayanan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal dan internal secara efisien dan efektif.

(c). Memantau kelancaran operasional dan pemeliharaan IT Infrastructure dan IT Application serta bertanggung jawab atas performansinya.

(d) Bertanggung jawab dalam hal prevensi, deteksi dan pemecahan masalah IT yang related terhadap fraud dan security isu.

Divisi IT Application Operations

(a). Memastikan kelancaran pengoperasian dan pemeliharaan aplikasi yang dipergunakan korporasi.

(b). Memastikan implementasi system pengamanan logis untuk aplikasi korporasi.

(c). Memastikan quality assurance untuk implementasi software.

Department IT Corporate Operation

(a). Melakukan pemeliharaan terhadap sistem aplikasi yang mendukung internal bisnis proses Telkomsel.

(b). Menjamin ketersediaan sistem yang akurat, konsisten dan highly-available.

4. Uraian Kegiatan Administrasi Sistem Yang Berjalan

Sistem yang ada sebelumnya di Sub DirectorateInformation Technology (IT) di PT Telkomsel hanya sistem administrasi surat menyurat yang meliputi proses penomoran surat keluar, pengiriman surat, penerimaan surat, disposisi surat masuk/keluar, dokumentasi surat keluar/masuk pada Sub DirectorateInformation Technology di PT Telkomsel adalah sangat tinggi sekali.

Surat yang keluar/masuk pada pada umumnya berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan seluruh kegiatan operasional dan non operasional di PT Telkomsel.

Sehubungan dengan adanya Department IT Corporate Operation yang bertanggung jawab terhadap availability dan reliability sistem-sistem aplikasi corporate yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis PT Telkomsel, maka surat-surat yang keluar/masuk ke Sub Directorate IT PT Telkomsel ada yang berkaitan dengan sistem-sistem aplikasi corporate tersebut.

Saat ini kegiatan administrasi surat menyurat (distribusi dan dokumentasi) untuk sistem aplikasi bisnis corporate yang digunakan oleh PT Telkomsel yang ada di Sub Directorate IT PT Telkomsel seorang sekertaris. Kegiatan surat menyurat ini terdiri dari beberapa proses diantaranya : proses penomoran surat keluar, pengiriman surat, penerimaan surat, disposisi surat masuk/keluar, dokumentasi surat keluar/masuk.

Nota Dinas merupakan sarana komunikasi internal organisasi yang bersifat vertikal dari atas ke bawah (top-down communication). PT Telkomsel menggunakan nota dinas sebagai bentuk perintah/permintaan resmi dari atasan ke bawahan yang berada 1 tingkat dibawahnya.

Bentuk tingkatan organisasi dari atas ke bawah pada PT Telkomsel adalah sebagai berikut:

· Sub Direktorat, dipimpin oleh seorang Vice President yang membawahi beberapa divisi.

· Divisi, berada 1 tingkat di bawah Sub Direktorat, di pimpin oleh seorang General Manager yang membawahi beberapa departemen.

· Department, berada 1 tingkat di bawah Divisi, dipimpin oleh seorang manager yang membawahi beberapa bagian yang dipimpin oleh supervisor.

Alur Kegiatan Administrasi Nota Dinas

Surat yang keluar/masuk pada pada umumnya berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan seluruh kegiatan operasional dan non operasional di PT Telkomsel.

Alur pembuatan Nota Dinas pada PT Telkomsel adalah sebagai berikut:

1. Staff membuat/mengetik Nota Dinas (surat dinas).

2. Nota Dinas kemudian diberikan kepada manager yang bersangkutan untuk diperiksa (review).

3. Jika Nota Dinas sudah benar, maka manager akan menandatangani Nota Dinas tersebut. Tetapi jika masih ada yang salah maka Staff akan merevisi Nota Dinas tersebut sampai benar dan ditandatangani oleh manager yang bersangkutan.

4. Setelah ditandatangani, Nota Dinas diberikan kepada Sekretaris untuk diberi nomor.

5. Setelah Nota Dinas ditandatangani dan diberi nomor, Nota Dinas tersebut didistribusikan sesuai kepada bagian yang tertera pada Nota Dinas.

6. Surat diberikan kepada masing-masing sekretaris kepada bagian apa surat itu ditujukan. Kemudian, surat diberikan kepada managernya.

7. Nota Dinas yang diterima oleh manager kemudian akan diberikan catatan (misal : perlu didisposisikan ke staff atau hanya dijadikan file sekertaris saja). Setelah diberi catatan oleh manager, Nota Dinas dikembalikan ke sekertaris.

Sekretaris akan melihat catatan disposisi managernya, jika perlu didistribusikan maka surat akan difoto kopi untuk didistribusikan sesuai dengan perintah managernya. Jika tidak perlu didistribusikan, sekertatis akan mengarsipkan Nota Dinas tersebut di gudang arsip surat-surat.

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Proses Pengelolaan Administrasi Surat dalam hal ini Nota Dinas dapat dilakukan proses efisisensi yang cukup besar baik dalam hal biaya, waktu, hingga proses pemeliharaan dokumen. Manfaat lain yang diperoleh adalah turut andil dalam melakukan konservasi alam dengan melakukan penghematan kertas, sehingga dapat membantu melestarikan alam.

Di sisi lain, dengan adanya pengelolaan yang terintegrasi, koordinasi antar bagian dapat berjalan dengan cepat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga komunikasi organisasi dapat terpelihara dengan baik.

Manfaat-manfaat yang diperoleh dengan adanya aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Proses komunikasi organisasi menjadi efektif karena dapat mempersingkat waktu mulai dari proses pembuatan hingga penerimaan nota dinas.

2. Ramah lingkungan, dengan mempertimbangkan bahwa semakin sedikit kertas yang digunakan, dan penggunaan listrik yang semakin optimal.

3. Ekonomis, dengan semakin sedikit kertas yang digunakan, juga penggunaan tinta yang semakin sedikit, menambah efisiensi biaya operasional.

4. Proses pengarsipan dokumen lebih mudah.

5. Dokumen dapat dipertanggungjawabkan dengan penggunaan tanda tangan elektronik.

DAFTAR PUSTAKA

http://subroto-33.blogspot.com/2012/10/pokok-pokok-pikiran-administarsi-dan_17.html

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2108177-unsur-unsur-administrasi/

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=struktur%20organisasi%20pt%20telkom%20dan%20makalah%20administrasi%20pt%20telkom&source=web&cd=3&cad=rja&ved=0CDkQFjAC&url=http%3A%2F%2Fkkp-bl.googlecode.com%2Fsvn%2Ftrunk%2FLaporan%2520KKP%2520v1.0%2520.doc&ei=LlqzUZaaLYHJrQf7p4H4Bw&usg=AFQjCNFnMUgSIvhsqLAXBtPDQf1_XtFD4Q&bvm=bv.47534661,d.bmk

http://suryaafrilian.blogspot.com/2010/11/ruang-lingkup-administrasi.html

http://www.telkomsel.com/